ДоменыХостинг и серверыSSL-сертификатыСайтыПочтаБонусыБлогСервис

Онлайн-касса: что это, кому нужна и как установить?

20 ноября 2020

С 2017 года индивидуальных предпринимателей и большинство организаций обязали использовать онлайн-кассы при расчёте с покупателями и заказчиками. Некоторым видам бизнеса несколько раз давали отсрочки по внедрению устройств, последняя из них заканчивается 1 июля 2021 года. После этой даты работа без онлайн-кассы для многих предприятий будет незаконной. 

В этой статье разбираемся, нужна ли вам онлайн-касса, и, если да, — как её выбрать и установить.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это устройство с фискальным накопителем и выходом в интернет. Фискальный накопитель — специальный чип, который сохраняет данные о продажах за определённый период. 

Онлайн-касса:

  • создаёт электронный чек и печатает бумажный; 
  • шифрует информацию о чеке и передаёт её в налоговую в режиме онлайн;
  • формирует кассовые отчёты. 

Передача чека в налоговую происходит в два этапа:

  • устройство передаёт информацию о платеже оператору фискальных данных — специальной организации с разрешением от Федеральной налоговой службы (ФНС) на такую обработку;
  • оператор фискальных данных (ОФД) передаёт информацию в ФНС.

Про необходимость автоматически пересылать чеки в налоговую и в целом про переход на онлайн-кассы бизнесу сообщил ФЗ от 03.07.2016 № 290

Так работает онлайн-касса:

Хоть касса и носит приставку «онлайн», она не может быть полностью виртуальной. Согласно ФЗ №54, современная онлайн-касса должна иметь физическое исполнение: корпус и иные физические элементы. 

Так выглядит автономная онлайн-касса на операционной системе Android:

Кому нужно установить онлайн-кассу

Большинство из предпринимателей и компаний устанавливали себе онлайн-кассы в три этапа, у некоторых — отсрочка до 2021, а кому-то вообще не нужна онлайн-касса.

Кто уже установил 

C 1 июля 2017 года онлайн-кассы стали обязательны для организаций и ИП:

  • работающих на общей системе налогообложения (ОСН), 
  • работающих на упрощённой системе налогообложения (УСН),
  • плательщиков единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Исключения: организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, при условии выдачи клиентам бланков строгой отчётности.

С 1 июля 2018 года онлайн-кассы стали обязательны для:

  • организаций и ИП, которые платят единый налог на вменённый доход (ЕНВД) и торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания; 
  • ИП на патентной системе налогообложения (ПСН), которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания. 

С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перешли все остальные, кроме тех, кто получил отсрочку до 1 июля 2021 года и тех, кто может в принципе работать без онлайн-касс (о них подробнее расскажем ниже). 

Для кого ещё действует отсрочка 

Самую большую льготу — отсрочку до 1 июля 2021 года — получили индивидуальные предприниматели, которые продают товары своего производства (не перепродают купленный товар) или сами оказывают услуги, выполняют работы и при этом не имеют наёмных сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Подробнее об этом можно почитать в ФЗ от 06.06.2019 № 129.

Если предприниматель из списка льготников берёт в штат наёмного сотрудника по трудовому договору, отсрочка заканчивается. У бизнесмена есть 30 суток, чтобы установить онлайн-кассу. Срок отсчитывается от даты оформления трудового договора. 

Кому можно вообще не устанавливать онлайн-кассы 

Работать без онлайн-кассы бессрочно могут:

  1. самозанятые (например, репетиторы, визажисты и пр., не зарегистрированные как ИП); 
  2. организации, которые оказывают услуги ИП и юрлицам только по безналичному расчёту;
  3. организации и ИП, которые занимаются определёнными видами деятельности или оказывают определённые услуги при условии, что они не используют для расчётов автоматические устройства. 

К таким видам деятельности относятся: 

  • продажа бумажных газет и журналов;
  • изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
  • ремонт и окраска обуви;
  • розничная продажа бахил;
  • торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив, молоком, питьевой водой и т. д.

Это далеко не полный список льготников. Полный перечень всех освобождённых от онлайн-касс, в том числе расширенный список видов деятельности и подробности того, с какими ограничениями действует льгота, можно узнать в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если вы не нашли себя в списке, давайте разбираться, как выбрать онлайн-кассу и что с ней потом делать. 

Виды онлайн-касс 

Все онлайн-кассы можно разделить на две большие группы: автономные и модульные.

Автономные онлайн-кассы

Автономная касса — по сути это мини-компьютер, у которого в единый корпус заключены все необходимые составляющие: клавиатура, дисплей, фискальный накопитель, процессор, операционные модули. 

Автономные онлайн-кассы можно разделить на две группы: кнопочные онлайн-кассы и смарт-терминалы (кассы-смартфоны и кассы-планшеты).

1. Кнопочная онлайн-касса. 

Это кассы с простым однострочным дисплеем. Он отображает самые важные данные платежа — например, общую сумму. 

  • Проводит только простые кассовые операции. 
  • К ней нельзя подключить товароучётную систему. 
  • Нет возможности сканировать маркировку на товарах.
  • Отличается простым дизайном и низкой ценой. 
  • Требует много сил и времени для настройки. Например, чтобы указать наименование товара в чеке, нужно:
  1. подключить кассу к компьютеру;
  2. вручную внести товары в номенклатуру, назначив для каждого товара свой код;
  3. при продаже вручную вводить этот код на кассе.
  • Подходит для:
  1. выездной торговли и выездных услуг (такси, доставка пиццы, доставка продуктов и т. д.);
  2. небольших торговых точек и сервисов, где маленький поток клиентов и не нужно сканировать штрих-коды (например, крытые рынки, палатки, кроме случаев, для которых онлайн-касса не требуется).

Онлайн-касса Меркурий-115Ф:

2. Смарт-терминалы (касса-смартфон и касса-планшет).

Эти устройства похожи на обычные смартфоны или планшеты. Только в их корпус ещё установлены фискальный накопитель, чековый принтер и дополнительные программные модули. 

  • Такая касса автоматически заносит товар в чек, рассчитывает сумму чека, сдачу, скидки и т. д. 
  • Есть возможность подключить товароучётную систему, с помощью которой можно, например, делать отчёты о продажах. 
  • Удобно работать с маркированными товарами. Любой товар легко добавить:
  1. в номенклатуру — с помощью сканера штрих-кода;
  2. в чек — через тот же сканер или первые буквы наименования. 
  • К таким кассам легко подключается дополнительное оборудование.

Касса-смартфон Эвотор 7.2

  • Легкая, мобильная касса.
  • Подходит для курьерских служб, кофеен и других небольших точек общепита, бутиков, торговых лавок, небольших магазинов. 

Касса-планшет МТС Касса 12"

  • Стационарная касса.
  • Подходит для точек продаж с небольшим и средним потоком клиентов (до 100–200 чеков в день): розничных магазинов, кафе, ресторанов, сферы услуг. 

Модульные кассы

Второй тип онлайн-касс — модульные кассы. Это комплекты, в которые входят несколько отдельных элементов. Фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор. 

Часто на сайтах в объявлениях о продаже онлайн-касс можно увидеть один фискальный регистратор, который называется онлайн-кассой. Это логично. Чтобы получить онлайн-кассу с управлением со своего компьютера достаточно:

  • иметь обычный компьютер, 
  • подключить к нему фискальный регистратор, 
  • установить программное обеспечение (идёт с ним в комплекте). 

Фискальный регистратор Атол 30Ф:

Модульная онлайн-касса, состоящая из ноутбука и фискального регистратора:

В отличие от автономных, онлайн-кассы с отдельным фискальным регистратором:

  • обладают большей производительностью за счёт собственного процессора у регистратора;
  • в основном, отрезают чековую бумагу в автоматическом режиме — это экономит время кассира.

Поэтому онлайн-касса с отдельным фискальным регистратором подходит для мест, где поток клиентов очень высок — например, для касс больших супермаркетов. 

Если продолжать сравнивать автономные и модульные кассы, то модульные — это, в основном, стационарные кассы. Не у многих из них есть аккумулятор. А цена тех, у которых он есть, выше автономных касс за счёт расходов на большую мощность. 

Также на рынке есть готовые модульные комплекты — POS-системы. В эту систему входят: специальная кассовая клавиатура, монитор, фискальный регистратор, денежный ящик, сканер маркировок. 

Такие комплекты используются там, где важна производительность и скорость работы кассы: в супермаркетах, ресторанах, столовых, обслуживающих компаниях. 

Модульная POS-система (Point of Sale):

На что ещё обратить внимание при выборе 

  • Если вы занимаетесь продажей алкоголя, то нужна специальная касса с расширенным функционалом. Она должна быть адаптирована для работы с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). Обычно это автономные кассы-планшеты или модульные кассы.
  • Если вы принимаете платежи вне офиса, выбирайте кассу на аккумуляторах. 
  • Если у вас в штате нет специалиста, который сможет поддерживать работу онлайн-кассы, нужно обращаться в сервис. Очень часто продавцы онлайн-касс сразу же предлагают свою помощь. Выбирайте того, чьи услуги подойдут вам по стоимости.
  • Если ваша продукция — в списке товаров, которые подлежат обязательной маркировке согласно Распоряжению Правительства РФ от 28.04.2018 N 792-р (ред. от 28.07.2020) «Об утверждении перечня отдельных товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации», выбирайте кассу со встроенным сканером штрих-кодов или покупайте его отдельно. 

Так выглядит встроенный сканер маркировок:

  • Чтобы онлайн-касса принимала банковские карты, нужно выбирать модели со встроенным эквайрингом либо приобретать отдельное устройство для оплаты покупок картой. Эквайринг — это приём безналичной оплаты от клиентов с помощью пластиковых карт. 

Так выглядит отдельный терминал для эквайринга:

Так выглядит автономная онлайн-касса со встроенным эквайрингом:

  • Онлайн-кассу можно не покупать, а взять в аренду. Например, если у вас интернет-магазин, где оплата происходит через сайт. В этом случае вам не нужно, чтобы касса стояла у вас дома, в офисе или на складе. Компания-арендодатель настроит кассу под вас и возьмёт на себя все функции по регистрации кассы, её интеграции с сайтом, обслуживанию и хранению. 

Как установить онлайн-кассу

Для начала работы с онлайн-кассой вам понадобятся:

  • сама онлайн-касса;
  • фискальный накопитель (в случае, если он не идёт в комплекте с онлайн-кассой);
  • квалифицированная электронная подпись (КЭП) для того, чтобы заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу. КЭП можно приобрести у оператора фискальных данных. 

Кстати, функцию установки и другие задачи по внедрению онлайн-касс берут на себя некоторые операторы фискальных данных, входящие в список на сайте ФНС. Они могут: 

  • выбрать онлайн-кассу по вашим требованиям;
  • помочь заключить с ними договор и зарегистрировать кассу;
  • установить программное обеспечение;
  • поддерживать работу кассы. 

Вам остаётся только выбрать оператора — он всё сделает за вас. 

Если же вы хотите действовать самостоятельно, ниже инструкция. Будьте внимательны — если в процессе установки сделать что-то некорректно, фискальный накопитель перестанет функционировать, придётся покупать новый. 

1. Выберите любого оператора из списка на сайте ФНС, заключите с ним договор. Вам станет доступен личный кабинет на сайте ОФД. 

2. Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС. 

- Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС:

  • заполните и отправьте заявление на регистрацию кассы, 
  • получите индивидуальный номер кассы.

- Введите индивидуальный номер, а также ИНН вашей компании (если вы ИП, то ваш ИНН) в настройках кассы. Если всё верно, касса выдаст чек. 

- Вернитесь на сайт ФНС в свой личный кабинет и в отчёте о регистрации ККТ укажите:

  • дату и время получения чека, 
  • порядковый номер чека,
  • фискальный признак чека — 10 цифр с аббревиатурой ФП или ФПД.

- Подпишите отчёт с помощью КЭП, получите карточку регистрации. 

3. Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД. Для этого в личном кабинете на сайте ОФД внесите данные с регистрационной карточки ФНС. 

4. Проведите пробный платёж и убедитесь, что чек содержит все обязательные данные. Посмотрите, поступила ли информация о платеже к ОФД (это можно сделать в личном кабинете на сайте оператора).

5. Касса готова к работе.

Так что онлайн-касса — это только звучит загадочно. А на деле — во всём можно разобраться! Берите эту статью на вооружение и внедряйте онлайн-кассу в свой бизнес. 

Рекомендуем